Mon accompagnement pour les professionnels
Votre besoin
Archives - TRI de fichiers ou papiers administratifs - Pièces encombrée - Espace bureau à optimiser
Vous êtes peut-être dans une de ces situations !
Des archives papier qui débordent et qui datent peut-être du siècle dernier... Vous n’avez pas le temps de trier, archiver, organiser vos armoires, vos ordinateurs et vos fichiers... vos priorités sont ailleurs.
Un espace que vous voulez récupérer ou une pièce encombrée à optimiser pour installer un collaborateur ou donner de la fluidité de circulation.
Organiser un déménagement d'entreprise sur un autre site ou en interne.
Vous perdez un temps fou à retrouver vos fichier. Votre documentation, fichiers, supports, qu’ils soient informatisés ou papier sont désorganisés et sans cohérence de dénomination ni de chronologie.
Je vous propose mes services en accompagnement et conseil en rangement .
Conseils - Accompagnement
Voici comment je peux vous aider avec mon expérience personnelle
Conseils : Je procède à l'état des lieux et j'apporte l'analyse et la conceptualisation de votre rangement, par un livrable qui sera personnalisé à votre société. Ensuite vous réalisez vous même l'organisation des espaces.
Accompagnement : Comme le conseil, j'apporte l'analyse et en plus j'exécute avec vous ou à votre place l'organisation du ou des espaces concernés. Je fournis un livrable personnalisé à votre société et qui vous servira de référence pour vos classements et archives (nomenclatures, ...) que vous appliquerez par la suite.
Mon approche
Selon votre besoin je vous aide à faire ou je fais à votre place.
J’apprends à vous connaître, vous et vos collaborateurs, comment vous rangez, ou vous aimeriez ranger.
Parfois vous avez la solution mais la "tête dans le guidon" ne vous permet pas de prendre du recul. Par ailleurs, il est important, avec votre accord bien sûr, d'impliquer vos collaborateurs, car ils apporteront votre jargon métier, et prolongeront le rangement dans le temps.
Je ne vous impose pas ma façon de ranger mais je m'adapte à vous. Je ne jette ni ne renomme ni ne classe sans que vous et ou vos collaborateurs ne soyez d'accord sur l'organisation préconisée.
Je propose des solutions adaptées à votre entreprise et à votre besoin. J’assure la confidentialité et j’applique les règles RGPD sur les données sensibles et privées.
Comment on s'organise
Chaque phase de la prestation nécessite une implication de votre part, et je le ferai en évitant de trop vous mobiliser. Il me faudra alors un référent dans votre entreprise.
Etape 1 : 1er contact et prise de rendez-vous
Ce premier contact nous permet d'échanger sur votre besoin et si mes prestations vous conviennent, nous prenons rendez-vous.
Etape 2 : 1ère visite et état des lieux
D'abord je réalise une pré visite où on se dit tout, ce que vous attendez de moi et inversement ce que j'attends de vous. Cette première rencontre nécessite de vous réunir pour expliquer votre problématique, vos souhaits, votre méthodologie déjà en place.. Compter 1/2h à 1h.
Etape 3 : Devis et lancement de la prestation
Puis, je vous envoie le devis et si vous le validez, nous fixons une date de réalisation. Il se peut que je vous rappelle si j'ai besoin de précisions, d'où l'intérêt d'un référent.
Etape 4 : Réalisation de la prestation
Si je vous accompagne dans la réalisation, j'organiserai des points de rendez-vous préprogrammés avec le référent et des points de validations concis pour ne pas vous faire perdre de temps.
Si la prestation ne porte que sur le conseil, je fournirai un livrable et vous le présenterai en un point de rendez-vous d'une environ
Etape 5 : Continuité du service client
Je ne vous abandonne pas une fois la prestation terminée.
Je serai à votre disposition gracieusement durant 3 mois en points téléphoniques d'1/4 heure par semaine en cas de difficulté de votre part à réaliser le rangement, ou comprendre mon livrable.
Et si vous le souhaitez nous pourrons programmer une visite gratuite d'une heure un mois après la réalisation de la prestation, pour débriefer et évacuer les incompris.
Les préalables
Lors de la première visite ou en discussion du devis, nous déterminerons ensemble la liste du matériel nécessaire à la réalisation de la prestation. Nous listerons également les points sensibles en termes de sécurité liée à vos locaux et à la protection de vos données.
Le matériel
Pour la phase de tri en vue du classement/archivage cela nécessite du *matériel : cartons classeurs, avec si possible l'accès à une imprimante pour les étiquettes ou autres impressions.
Pour le rangement il faudra des meubles, des armoires ou des aménagements. Je vous aiderai également à réutiliser et recycler vos anciens meubles étagères caissons...si besoin.
La sécurité
A la fin du tri, j'aurai besoin de validation, par vous ou le référent, des "tas à détruire", "tas à archiver", des " tas à conserver pour le courant".
Les actions sur les fichiers PC nécessiteront un disque dur externe** et un PC* dans vos locaux, que vous me fournirez et conserverez à la fin du chantier.
Cela répond aux critères de sécurité confidentialité liées à la RGPD pour toute manipulation de sauvegarde, renommage, ou application d'une nouvelle nomenclature,..
Ce que je fais ou pas
Pour garantir la confidentialité, je n'embarquerai aucune donnée/fichier sur mon ordinateur ou dossier chez moi.
Je m'engagerai sur papier à respecter vos données et vos consignes de "santé et sécurité au travail".
Le rangement est salissant je vous aiderai à nettoyer mais je ne ferai pas le ménage complet !
*Il est préférable que ce matériel préalable soit fourni par votre entreprise, car n'étant pas assujettie à la TVA vous ne pourrez pas la déduire et je devrai vous le facturer TTC.
** Pour protéger vos données, des erreurs de manipulation face à d'éventuelles données sensibles, de me préserver et vos employés également, il est important d'avoir ce disque externe compatible avec votre PC (MAC WINDOWS..)